As primeiras teses e dissertações defendidas na Universidade de São Paulo (USP) datam do final da década de 1960 e início dos anos 1970. Entre os trabalhos pioneiros estão os estudos desenvolvidos na Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz (Esalq/USP), a primeira unidade da USP a oferecer, a partir de 1964, cursos de pós-graduação.
Desde então, mais de 10 mil mestres e doutores foram titulados na USP em Piracicaba e seus trabalhos arquivados fisicamente na Seção de Expediente da Esalq. No entanto, cerca de 50% deste acervo, ou 5.079 trabalhos, estavam apenas disponíveis, na versão impressa, na Divisão de Biblioteca (DIBD) da unidade.
A Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da USP – BDTD foi criada em 2001 como uma opção de acesso ao formato digital e, a partir de 2007, tornou obrigatório o depósito de dissertações e teses defendidas na USP. Foi desenvolvida pelo Centro de Tecnologia da Informação de São Carlos – CeTI-SC, que a adaptou para o contexto da Universidade, integrando-se com o Janus – Sistema Administrativo da Pós-Graduação e com o Dedalus – Banco de Dados Bibliográficos da USP.
Com o propósito de ampliar o acesso aos dados produzidos desde 1966, data da primeira defesa ocorrida na Esalq, a Divisão de Biblioteca empreende esforços no projeto “Digitalização Retrospectiva de Dissertações e Teses da Esalq e disponibilização na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações”, iniciado em abril de 2018. “A meta é que sejam digitalizadas, editadas, submetidas e disponibilizadas para consulta e downloads, um total de 5.079 teses até 2021, prazo expandido devido ao alto grau de complexidade e detalhamento do projeto. A iniciativa tem base nas demandas da sociedade e nas políticas de acesso aberto da universidade, que preveem a abertura de dados científicos à sociedade”, aponta a Chefe Técnica de Divisão da Biblioteca da Esalq, Marcia Saad.
A chefe da biblioteca lembra que o processo conta com recursos humanos e materiais próprios e envolve 22 funcionários técnicos. “Foi feita uma consulta ao Conselho Técnico Administrativo – CTA da Esalq, para que pudéssemos reunir os acervos da biblioteca e da Seção de Expediente a fim de preservar apenas uma das cópias impressas e, consequente organização de uma base digital mais completa”, explica Marcia.
Maria Ângela de Toledo Leme, Supervisora da Seção de Tratamento da Informação da DIBD/USP, responsável pelo projeto, que também tem como coordenadora técnica, Maria Cristina Moura Rocha de Andrade, lembra que o trabalho, além de toda a equipe da biblioteca bastante empenhada, conta com a parceria da Seção de Transportes e do Serviço de Produções Gráficas da Esalq.
O Sistema Integrado de Bibliotecas da USP – SIBi/USP tem também uma participação especial no projeto, garantindo a inserção automática dos links da BDTD no Dedalus.
A partir de um modelo desenvolvido pela DIBD, antes da digitalização, a equipe responsável pela conservação verifica até mesmo anotações a lápis, carimbos, fotos e anexos que podem vir a interferir na etapa de digitalização. “Logo após, os trabalhos são transportados de forma cuidadosa até a gráfica, onde é realizado o corte da lombada e então os exemplares são devolvidos para a biblioteca, onde começa a etapa de digitalização”, conta Maria Ângela.
Após a digitalização, o material, passa por uma edição para garantir a qualidade, preservação e integridade dos dados, utilizando ferramentas específicas. A metodologia empregada pela equipe deixa os documentos consistentes, cujos arquivos são encaminhados online para o CeTI-SC em São Carlos, onde é realizada a etapa final de inserção na BDTD.
Desde 2018, quando o projeto começou, 2.069 trabalhos já foram digitalizados. Desse total, 2.003 já passaram pelo processo de edição e 1455 pela submissão e destes 936 já foram encaminhados para a equipe de São Carlos. Cerca de 500 teses e dissertações que antes tinham acesso restrito ao acervo da DIBD já estão disponíveis na biblioteca digital e 436 enviadas estão aguardando sua disponibilização. No total, 5.395 teses e dissertações defendidas na Esalq, entre novas e antigas já se encontram na DBTD (posição de 30.07.2019).
